Como ter maior controle de ponto dos funcionários: veja 4 dicas úteis
Fazer o controle de ponto dos funcionários pode ser uma tarefa simples quando a empresa possui apenas alguns colaboradores, mas uma dor de cabeça quando passa de 20 funcionários, por exemplo.
Neste sentido, é importante adotar estratégias e ferramentas úteis para garantir que:
a equipe de RH conseguirá criar e analisar os relatórios mensais das horas trabalhar;
o gestor conseguirá efetuar a folha de pagamento com precisão;
os salários serão calculados corretamente;
entre outros.
Por isso, neste artigo você encontra 4 dicas para garantir que o controle de ponto dos funcionários da sua empresa seja mais eficiente e prático. Veja a seguir!
01: Esteja sempre atento à legislação vigente
Não faz muito tempo que existia a portaria 1510 e a portaria 373 para regularizar o controle de ponto nas empresas. Veja o que elas diziam:
Portaria 1510: Determinava as regras na adoção de sistemas de registro eletrônico pelas empresas e dizia que as marcações deveriam ser feitas por meio do Registrador de Ponto Eletrônico (REP-C), com o objetivo de registrar a jornada de trabalho, emitir documentos fiscais e realizar o controle fiscal.;
Portaria 373: Foi criada para inserir novas tecnologias de controle de ponto e surgiu como uma alternativa para regulamentar os modelos que já existiam no mercado. Era apenas um complemento da portaria 1510.
Com a chegada da pandemia e a adoção do regime remoto nas empresas, o Ministério do Trabalho revogou as portarias anteriores e as substituiu pela portaria 671, que unia as regras das anteriores, mas facilitava o entendimento das normas, adicionava regras mais modernas e possibilitou novas formas de registro de ponto.
>> Aproveite para ler também: Qual a portaria do ministério do trabalho ideal para a sua empresa?
02: Determine metas para o controle de ponto
Determinar metas e objetivos é uma ação em qualquer setor da empresa e, neste caso, não poderia ser diferente.
Aqui o importante é pensar em metas nas quais você poderá focar, para se certificar de que o controle está indo no caminho certo.
Veja alguns exemplos:
causas de atrasos e faltas de funcionários;
principais impactos na produtividade das pessoas;
volume de horas extras e se estão sendo, realmente, necessárias;
antecipação de possíveis problemas.
03: Faça o controle de ponto dos colaboradores externos
Além dos colaboradores que estão no escritório diariamente, algumas empresas também possuem funcionários externos, como, por exemplo: entregadores, motoristas, representantes de vendas ou pessoas que trabalham em regime remoto.
Portanto, para garantir que o controle de ponto está sendo eficiente, também é importante fazer a gestão destas pessoas à distância.
Esta tarefa pode ser realizada por meio de plataformas, aplicativos ou orientando que os colaboradores registrem o seu horário em uma planilha, por exemplo.
04: Invista em tecnologia para controle do ponto
Por fim, uma das principais maneiras de tornar o controle de pontos dos funcionários mais eficiente é investindo em uma tecnologia, como o sistema de ponto.
Este sistema garante que os funcionários façam a marcação do ponto e registrem o seu horário de entrada, saída e intervalo sem a necessidade de haver um intermediário na operação.
Além de agilizar o processo de registro de ponto, um sistema desse tipo também evita fraudes, erros ou divergência durante a gestão do ponto, se comparado com sistemas manuais, como planilhas ou papéis.
Veja outras vantagens:
organização dos horários de trabalho dos funcionários;
aumento da produtividade do RH;
transparência dos dados de banco de horas;
redução nos custos da empresa;
otimização da folha de pagamento;
redução de erros;
facilidade e agilidade durante o registro do ponto;
segurança durante o armazenamento do histórico de pontos;
fácil integração com outras plataformas;
e manutenção das obrigações trabalhistas da empresa.
Quer entender melhor as vantagens de adotar um sistema de controle de ponto na sua empresa? Então, aproveite para ler também: Controle de Ponto: Entenda os benefícios para sua organização. Boa leitura!